基本要素

工作流程的5个阶段

“横向”控制的操作指南——怎样掌握、认识并处理好自己的全部任务

1. 收集

• 捕获吸引注意力的一切外部事务（工作篮、电子邮件、笔记本、语音邮件等），并将其从大脑的短期记忆中清空。
• 根据需要尽量减少收集工具的数量。
• 通过处理和组织整理（参考下文)）定期清空收集工具。

2. 处理

• 处理收集到的项目（决定如何处理收集到的材料）。
• 如果不需要采取行动
  -> 抛开;
  -> “存入备忘录”留待日后处理，或者将其归档备查。
• 如果需要采取行动，那就确定随后采取的具体行动
  -> 亲自处理（如果两分钟内可以完成）
  -> 要么委派他人（并通过“等待”清单跟踪进展情况）
  -> 推迟执行（列入行动提示清单或行动文件夹）
  -> 如果一次行动无法完成某项工作，那么把这项工作当项目对待，列入项目提示清单。

3. 组织整理

• 把收集到的输入信息结果分成恰当的可检索、可检查的类别。4种主要的行动类别分别是：
  • 项目（决定实施的项目）
  • 日程表（具体某一天或某个时刻需要采取的行动）
  • 下一步行动（需要尽早采取的行动）
  • 等待（其他人承担的项目和采取的行动，但你要加以关注）
• 增加有利于工作的次级类别清单（例如”电话“清单、”杂事“清单、”家“请单、”电脑“清单等)
• 添加对你有影响的长远目标和价值清单。
• 添加需要时可能有用的核査清单（工作职责、“引子”清单、组织结构图等）。
• 针对无须采取行动但需要能检索的信息和材料，建立一般性参考资料归档系统。
• 针对以后可能采取行动的“引子”，建立一种存储系统（“将来/也许”清单、日程表、备忘录）。
• 必要时,为项目建立辅助信息文件（可以存储在参考系统或待处理领域）。

4. 回顾

• 每天（或者时间方便可以回顾其中某一项时）回顾日程表和行动清单。
• 每周进行一次定期回顾，清理、更新、维持和提高你的系统（参考“每周回顾”部分）。
• 尽量多回顾目标、价值观和愿景方面的长远清单，确保清单完整而且与进展合拍。

5. 执行

• 根据情境、时间、精力以及事情的重要性作出行动选择。
• 通过建立随时可供审查的“全生命”行动提示系统保持自身的灵活性，在各种决策过程中相信自己的直觉。
• 坚持不懈、有规律地关注重要事项，确保作出最优秀的直觉选择。（“做这件事不做那件事对我有什么价值?”）每隔适当的时间，重新审视和调整一下自己在生活和工作各个层面承担的事务：
  • 跑道——当前行动（每天）
  • 1万英尺——当前项目（每周）
  • 2万英尺——当前职责（每月）
  • 3万英尺——1~2年目标（每季度）
  • 4万英尺——3~5年目标（每年）
  • 5万英尺以上——事业、目标、生活方式（1年以上）

自然式计划模式

“纵向”控制的操作指南——多层面关注、评估单个具体项目或场景

1. 目的/指导原则

• 为什么要做这件事？“有目的”究竟是什么意思？
• 为项目作出决策、采取行动时，我们应该遵循哪些关键标准？遵守哪些规则？
• 目的和原则是项目决策的指导性标准。

2. 使命/愿景/目标/成功的结果

• 如果事情大获成功，将会是什么情况？我怎么知道这种情况？
• 利益相关方会如何看待和感受那种成功呢？

3. 头脑风暴

• 关于这件事情，我有哪些想法？现实情况如何？
• 我知道哪些情况？哪些情况我还不清楚？应该考虑什么？还没考虑什么？等等。
• 全盘考虑，坦诚相见，不持偏见，拒绝批判性分析。
• 多角度分析。

4. 组织整理

• 搞清组成要素（次级项目）、先后顺序，以及/或者轻重缓急。
• 撰写提纲、创建符号列表，或者根据需要创建组织结构图供审査及控制。

5. 下ー步行动

• 确定对当前的独立组成要素要采取的下一步行动。（随后应该做什么？谁去做？）
• 如果需要进一步计划，那么就确定具体时间制订进一步的计划。

必要的话，把对项目的关注层次作如下调整：

如果项目需要进一步加以明确，那么提升关注层面（例如从行动转到计划、从计划转到头脑风暴、从愿景转到目的）。
如果项目需要做更多的具体事情，那么降低关注层面（例如从愿景转到头脑风暴、从计划转到行动）。

需要多少规划工作呢？

如果你已经把项目从头脑中抛开，那说明计划很充分。
如果项目还在你头脑中萦绕，那就坚持继续使用这种模式，直到项目变得明朗。

每周回顾指南

散落的纸片

• 搜罗各种零碎纸片、名片、收据和各类文件，放进工作篮等候处理。

整理笔记

• 回顾一下日志/笔记本上的记录、会议记录和笔记本活页纸上潦草写下的各种笔记，分门别类地记录任务、项目、待处理事项等。

清空大脑

• （按照合适的类别）写下还没有掌握的所有新项目、任务、待处理事项、将来/也许会处理的事项等。

回顾“行动”清单

• 标出完成的行动，查看将要执行的行动的提示信息。

回顾“等待”清单

• 记录为后续措施采取的适当行动，检査标出最近收到的反馈。

回顾“项目(及更重大的结果)”清单

• 依次评估项目、目标和结果的当前情况，确保对每一项都采取了行动。浏览工作进度辅助材料，构想新的行动、要完成的任务和待处理工作等。

回顾以往的日程表

• 仔细查看以往的日程表，搜寻未完成的工作，有用参考数据等，将其纳入当前系统中。

回顾将来的日程表

• 浏览一下将来的日程安排——包括长期和短期安排，记住需要采取的行动。

回顾相关的核查清单

• 以此作为采取新行动的引子。

回顾“将来/也许”清单

• 查看一下哪些项目现在或许可以开展了，将其转移到项目清单上，清除不再感兴趣的项目。

发挥创造力和勇气

• 你是否有一些新奇、精彩、超越常规、富有创造力、发人深省、大胆冒险的创意可以添加到自己的系统中?

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